1. Wie verantwoordelijk is
Deze privacyverklaring beschrijft hoe Anonimize persoonsgegevens voor eigen doeleinden verwerkt: op de website anonimize.eu, in je account op het platform en bij betaling, support en communicatie. Voor die verwerkingen is Anonimize de verwerkingsverantwoordelijke.
Digital Change Management Services BV (Anonimize)
Galgestraat 109, 3300 Tienen, België
Ondernemingsnummer 0798.754.517
info@anonimize.eu
Met vragen over deze verklaring of over je gegevens kun je altijd terecht op info@anonimize.eu.
2. Documenten die je laat verwerken
Voor de inhoud van documenten en teksten die klanten via het platform laten verwerken, treedt Anonimize op als verwerker in opdracht van de klant. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst, niet deze privacyverklaring. Gaat zo’n document over jou, richt je dan tot de organisatie die het heeft laten verwerken.
Anonimize gebruikt documentinhoud niet voor eigen doeleinden en niet om AI-modellen te trainen. Anonimize verkoopt nooit informatie.
3. Gegevens, doeleinden en rechtsgronden
Website
De website plaatst geen cookies. Voor bezoekersstatistieken gebruiken we Plausible Analytics. Plausible gebruikt je IP-adres en browsergegevens alleen om een dagelijks wisselende, onomkeerbare bezoekerscode te berekenen en bewaart ze niet. We zien uitsluitend samengevatte cijfers, zoals bezochte pagina’s en verwijzende websites. De hosting verwerkt bij elk bezoek technische verbindingsgegevens, zoals je IP-adres, om de pagina’s te leveren en te beveiligen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website en inzicht in het gebruik ervan (artikel 6, lid 1, f AVG).
Account en gebruik van het platform
Voor je account verwerken we je naam, e-mailadres, wachtwoord (uitsluitend als niet-omkeerbare hash), de naam van je organisatie en werkruimtes, je rol, je taalkeuze, je instellingen en, als je die toevoegt, je profielfoto. Voor het inloggen verwerken we sessiegegevens en, als je tweestapsverificatie gebruikt, de gegevens die daarvoor nodig zijn. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, b AVG).
Beveiliging en misbruik
Om het platform te beveiligen, verwerken we technische gegevens zoals IP-adressen in de toegangslogs van de hosting, inlogpogingen (bewaard onder een niet-leesbare afgeleide van het IP-adres) en gebeurtenissen in de auditregistratie. Bij registratie controleert Cloudflare Turnstile of een mens het formulier invult. Cloudflare verwerkt daarvoor onder meer je IP-adres en browsergegevens. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst (artikel 6, lid 1, f AVG).
Abonnement, betaling en facturatie
Voor een abonnement verwerken we je facturatiegegevens (naam, bedrijf, adres, land, e-mailadres en btw-nummer), het gekozen pakket, de abonnementsstatus en het creditverbruik. Betalingen verlopen via Stripe. Bij Stripe Managed Payments treedt Link, een onderneming van de Stripe-groep, op als verkoper. Stripe en Link verwerken je betaalgegevens dan als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken. Anonimize ontvangt geen volledige kaartgegevens. Kies je als zakelijke klant met een Belgisch btw-nummer voor een factuur via Peppol, dan maakt Anonimize die factuur op met Billit. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (artikel 6, lid 1, b en c AVG).
Support en berichten
Stuur je ons een bericht via de supportfunctie in de app of per e-mail, dan verwerken we je bericht, je contactgegevens en het verdere gesprek. Supportgesprekken in de app worden versleuteld opgeslagen. Onze mailbox draait op Microsoft 365. We sturen je ook berichten die bij je account of abonnement horen, zoals de ontvangstbevestiging van een herroeping. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij goede ondersteuning (artikel 6, lid 1, b en f AVG).
Akkoord en herroeping
We bewaren wie namens een organisatie akkoord ging met de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst, met naam, e-mailadres, organisatie, versie en tijdstip. Van een herroeping bewaren we de verklaring met naam, e-mailadres, abonnement en tijdstip. Rechtsgrond: onze wettelijke verplichtingen en ons gerechtvaardigd belang om de afspraken te kunnen aantonen (artikel 6, lid 1, c en f AVG).
API-gebruik
Bij gebruik van de API registreren we per verzoek het tijdstip, de methode, de route, de statuscode, de duur en de gebruikte API-sleutel. Dat dient voor gebruiksoverzichten, ondersteuning en misbruikpreventie. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare API (artikel 6, lid 1, b en f AVG).
4. Ontvangers
We delen persoonsgegevens alleen met dienstverleners die we voor de dienst nodig hebben, met afspraken over vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.
- Zerops s.r.o. (Tsjechië): hosting van de website en het platform in Praag.
- Plausible Insights OÜ (Estland): bezoekersstatistieken van de website, zonder cookies.
- Cloudflare (Verenigde Staten): de beveiligingscontrole bij registratie.
- Stripe en Link: betaling, fiscale afhandeling en, bij Managed Payments, de verkoop.
- Billit (België): facturen via Peppol voor zakelijke klanten.
- Microsoft (Ierland): e-mail via Microsoft 365.
We geven gegevens ook door wanneer de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de belastingadministratie. Anonimize verkoopt nooit informatie.
5. Doorgifte buiten de EER
Cloudflare, Stripe en Microsoft kunnen gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken. Die doorgifte steunt op het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework), waarbij deze ondernemingen zijn aangesloten, of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Zerops, Plausible en Billit verwerken de gegevens in de EER.
6. Bewaartermijnen
- Sessies: tot twaalf uur na het inloggen.
- Inlogpogingen voor misbruikpreventie: vijftien minuten.
- Gegevens over API-verzoeken: negentig dagen.
- Account-, organisatie- en supportgegevens: zolang het account bestaat. Verwijdering vraag je aan via info@anonimize.eu.
- Akkoorden en herroepingen: zolang de organisatie een account heeft.
- Facturen en boekhoudstukken: tien jaar, zoals de Belgische boekhoudwetgeving voorschrijft.
- Technische logs van de hosting: zolang nodig voor beveiliging en foutopsporing, volgens de termijnen van Zerops.
- Back-ups: de dagelijkse back-up van de database zeven dagen. Zerops bewaart daarnaast van het opslagvolume ten minste zeven dagelijkse, vier wekelijkse en drie maandelijkse back-ups, met een maximum van vijftig. Verwijderde gegevens verdwijnen pas uit de back-ups wanneer die vervallen.
7. Je rechten
Je hebt recht op inzage in je persoonsgegevens en op verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid. Je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op grond van ons gerechtvaardigd belang. Stuur je verzoek naar info@anonimize.eu. We antwoorden binnen een maand en kunnen je vragen om je identiteit aan te tonen.
We nemen over jou geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en maken geen profielen.
Welke gegevens je zelf kunt exporteren en welke we op verzoek leveren, staat in het exportregister.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij de toezichthouder in het land waar je woont of werkt.
9. Beveiliging
We beschermen gegevens onder meer met versleuteling bij opslag en transport, wachtwoorden als hash, tweestapsverificatie en strikte toegangsrechten. Meer uitleg staat op de pagina Veiligheid.
10. Wijzigingen
We passen deze privacyverklaring aan wanneer onze verwerkingen veranderen. De datum bovenaan toont de laatste versie. Over belangrijke wijzigingen informeren we klanten vooraf.